Mitten in einem Teams Call mit dem Team wird ein Thema angesprochen, um das sich mal gekümmert werden müsste. Kaum ist der Satz gefallen und alle haben dem zugestimmt, ist es auch schon wieder vergessen. Die Person, die den Hinweis gegeben hat, hat das Thema mental abgehakt, die Information wurde ja kommuniziert. Die Personen, die zugestimmt haben haben lediglich eine Meinung geäußert und wenn es eine zustimmende Meinung war, dann bleibt emotional auch nicht viel hängen. Negative Emotionen haben ein viel größeren Einfluss auf unser Erinnerungsvermögen [1]. Doch was passiert, dann? Wahrscheinlich nichts. Oder es kommt wieder, diesmal in eskalierter Form.

Während der Mittagspause in der Kantine wirst du von einem der Projektmanager zu einem Thema angesprochen und nach einem Bericht gefragt, den du vor ein paar Wochen erstellt hast. Details stehen im Bericht, der ist aber gerade nicht verfügbar (Immerhin sind wir gerade beim Essen) und du versprichst mit den Informationen im Nachgang auf den Projektmanager zu zukommen. Aber bis du wieder am Schreibtisch bist, hast du das natürlich wieder vergessen.

Doch wie kann ich verhindern, dass wir immer wieder von Themen heimgesucht werden, die wir initial mal angesprochen, dann aber in Vergessenheit gerutscht sind. Wie kann ich verhindern, dass ich Zusagen, die ich in Gesprächen gegeben nicht vergesse? In Zeitmanagement zwischen Teamführung und Studium habe ich beschrieben, wie ich mir Wissen aneigne und meine Zeit einplane.

Aufzeichnen

Der erste Schritt, den ich gehe ist das Thema einzufangen, ich mache mir eine Kurze Notiz auf einem Notizzettel, im Handy oder in einem der Tools mit denen ich sowieso arbeite. Wenn das Tool es unterstützt ein Fälligkeitsdatum festzulegen, dann setze ich das auf den aktuellen Tag. Beim Einfangen ist es wichtig, zeitnah in den nächsten Schritt überzugehen. Denn jetzt ist die Informationslage noch frisch.

Ansetzen

Beim Ansetzen gilt es zu entscheiden, was zur Ausführung notwendig ist. Betrifft es mehrere Personen, also ist eine Abstimmung notwendig, wie im ersten Beispiel; Oder reicht es wenn nur ich etwas machen muss, wie im zweiten Beispiel. Je nachdem welcher Zeitrahmen zum Bearbeitung zur Verfügung steht oder wie dringend das Umsetzen ist, plane ich in meinen Kalender einen Abstimmungstermin, oder für mich selbst einen Zeitslot ein. Ziel ist es zu diesem Zeitpunkt entweder mit dem Schritt Aufarbeiten, oder direkt mit dem letzten Schritt, dem Ausführen, weitermachen zu können. Dieser Schritt kann für alle Themen, die sich im Aufzeichnungszustand befinden gesammelt durchgeführt werden. Ich nehme mir jeden Tag drei Zeitpunkte vor, an denen ich die Aufzeichnungen weiter bearbeite. Morgens, nach der Mittagspause und vor Feierabend.

(Aufarbeiten)

Bei Themen, die eine Abstimmung benötigen, beispielsweise Änderungen in unserem agil entwickeltem Software Projekt, oder eine Verbesserung in einer extern genutzten API, müssen weitere Personen involviert werden. Für die Änderungen in unserem agil entwickelten Software Projekt steht mit dem Refinement-Termin sogar ein fester Zeitpunkt für die Aufarbeitung zur Verfügung. Für Themen außerhalb des Scrum Rahmens müssen gemeinsame Termine über den regulären Weg vereinbart werden.

Ausführen

Der letzte Schritt in der Kette ist das Ausführen. Zu diesem Zeitppunkt wurde das Thema ordentlich vorbereitet und ist nicht in Vergessenheit geraten. Jetzt muss es nur noch umgesetzt werden. Ziel erfüllt.

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