Wie ich Job, Team und MBA unter einen Hut gebracht habe, oder unter anderthalb Hüte.

Wenn wir mal ehrlich sind, haben wir alle keine Zeit. Arbeit, Freizeitaktivitäten und das Gemeinsame Leben mit Partnern und Kindern nimmt den kompletten Tag in Anspruch. Doch wenn man genau genug hinschaut, findet sich immer Zeit um etwas zu machen, das einem wirklich wichtig ist. Ein Studium neben dem Beruf ist etwas, das viel Zeit die Woche über in Anspruch nimmt. Ich habe im Schnitt ungefähr 12 Stunden pro Wochentag und viele Stunden pro Wochenende aufgebracht. Es waren Wochen dabei bei denen ich weniger geschafft habe und welche in den ich Urlaub hatte, also keine Zeit in das Studium investiert habe. Das ist auch wichtig, denn ohne Pause leidet die Qualität der Arbeit. Es geht nie darum mehr zu machen als andere um besser da zu stehen. Wenn die Qualität mit weniger Stundeneinsatz vergleichbar ist, dann ist es nicht notwendig Stunde um Stunde zu investieren. Es gilt hier ein Maß von gut genug zu finden. Perfektionismus ist der Tod der Zielerreichung. Klar gesetzte, realistische Ziele, die nicht all zu einfach zu erreichen sind waren meine Herangehensweise. Ich habe mir einen Zeitrahmen gesetzte, innerhalb welchem ich mich dem Ziel um ein gewisses Stück genähert habe. Aber was heißt das genau? Ich habe mit beispielsweise ein Kapitel vorgenommen und mir das Ziel gesetzt, den Inhalt innerhalb einer Woche verstanden zu haben und ihn in eigenen Worten ohne Vorlage wiedergeben zu können. Das habe ich manchmal erreicht, manchmal habe ich aber auch ein paar Tage länger gebraucht. Ein anderes Beispiel war es eine Hausarbeit innerhalb von zwei Wochen komplett geschrieben zu haben, unabhängig der Textqualität. Die Nacharbeit der Texte war Inhalt der zweiten und dritten Iteration. Aber so wusste ich zumindest in welche Richtung mich die Arbeit leiten würde, während ich die Struktur finalisiert habe. Dass die Texte darin nicht unbedingt schlüssig, oder in aufbauender Reihenfolge vorkamen war dann das Problem der nächsten Iterationsschleife.

Ich habe meine Arbeiten mit der agile Methode „Kanban“ gesteuert. Für jede Tätigkeit haben ich die notwendige Tätigkeit und die Bedingung, die die Aufgabe als fertig definiert aufgeschrieben. Dazu habe ich in meiner Nextcloud Instanz die Deck App genutzt. Ich habe drei Spalten eingerichtet: Todo, Doing, Done. Dann habe ich darauf geachtet die Aufgabe so zu beschreiben, dass sie vollständig abgeschlossen werden konnte und die „Fertig“ Bedingung erreichen kann ohne, dass sie eine Abhängigkeit zu einer anderen Aufgabe hat. Wenn mir bei der Bearbeitung etwas eingefallen ist, was ich noch benötige, dann habe ich dafür eine neue Karte angelegt. Wenn mich das wirklich bei der Bearbeitung blockiert hat, dann habe ich die Karte zurück nach Todo gelegt und mich um die Vorbedingung gekümmert. Das hat sich am Anfang nach ziemlich viel Overhead angefühlt, aber je mehr ich damit gearbeitet habe, desto besser konnte ich Aufgabenpakete abschätzen, die ich bearbeiten möchte. Die meisten der Karten haben einen Aufwand von mehreren Stunden umfasst, konnten also innerhalb von 1-2 Tagen abgeschlossen werden.

Da kann man aktuell nicht mehr viel erkennen, denn schlussendlich hat es jede Karte nach Done geschafft. Ich habe somit ein Überblick über die noch zu bearbeitenden Themen gehabt und konnte sehen, wie der aktuelle Wasserstand bis zum Ende der jeweiligen Gesamtaufgabe war. Klassisches Kanban, Priorisiertes Backlog, begrenzter Umfang in Progress und Abgeschlossen heißt abgeschlossen. Nacharbeit ist ein neue Arbeitseinheit.

Eine weitere Methode, die ich bereits in „MBA neben dem Job – Warum ich mich dafür entschieden habe“ beschrieben habe ist, Textbücher Absatz für Absatz, handschriftlich zusammen zu fassen und diese Zusammenfassung weiter zusammen zu fassen. Nicht in Stichpunkten, sondern in vollständigen Sätzen. Handschriftlich da ich dadurch zu einem langsameren Schreiben als mit der Tastatur gezwungen wurde. Dadurch konnte ich beim Ausformulieren das Thema intensiver durchdenken, als beim simplen eintippen und während des Schreibens im Satz an den Anfang zurück zu springen um einen unfertigen Satz umzuformulieren.

Ich nutze die Kanban Methode im Arbeitsalltag. Mit physikalisch Post-Its. Handschriftlich beschrieben mit kurzen Sätzen, was neben den in Scrum organisierten Projektthemen in der Rolle des Gruppenleisters noch zu erledigen ist. Ich schreibe auch handschriftliche Zusammenfassungen von Besprechungen, die ich dann als Vorbereitung für Nachfolgende Runden nochmal durchlesen kann.

Zeitmanagement ist kein Luxus, sondern Überlebensstrategie im stressigen Alltag. Wer führen und lernen will, muss bewusst entscheiden, was er nicht tut. Und das bewusste Entscheiden funktioniert nicht, wenn man etwas vergisst, was man eigentlich machen wollte.

Es gibt wohl keine allgemein gültige Lösung um die knappe Zeit die wir haben so effizient wie möglich zu nutzen. Aber probiert aus, was für euch persönlich funktioniert. Mir hat folgendes Videos Denkanstoß geholfen.